El buen funcionamiento de las empresas depende de múltiples factores, entre los cuales, lo administrativo es fundamental. Ya sea que hablemos del capital humano o de las herramientas que se utilicen, todo buen negocio requiere de la mayor organización posible para llevar sus asuntos internos.

En el camino de llevar un negocio los errores administrativos no están exentos y pueden generar grandes pérdidas. Cuando hablamos del sector pymes y mipymes (que según datos del INEGI, representan hasta el 99.8% del total de empresas en nuestro país) las consecuencias pueden ser fatales.

En México había 4.9 millones de establecimientos registrados en 2019, de los cuales, sólo sobrevivieron 3.9 millones en 2020. Poco más de un millón de empresas cerraron y, en tiempos en los que la expectativa de vida de las empresa ha decrecido por causa de la Pandemia y otras dificultades, es urgente saber subsanar los problemas que ponen en riesgo a las empresas.

¿Cuáles son los errores administrativos más comunes?

Además del éxito derivado de la calidad de los productos que ofrecen y de los servicios que prestan, todos los negocios requieren contar con una estructura organizacional sólida que sepa enfrentar dificultades. Algunos problemas se relacionan con errores humanos, pero otros también involucran la falta de innovación.

El rezago de las empresas mexicanas para integrar procesos automatizados en su interior persiste. De acuerdo con un informe de la firma de asesoría financiera KMPG, en México un 35% de las empresas invierten menos de un 2% de sus ingresos en innovación, mientras que el 21% de los negocios destina entre un 6% y 10% de sus ingresos.

Algunas consecuencias de la falta de innovación se relacionan de manera directa con la incidencia de errores administrativos. Pero el problema puede llegar a más cuando se involucra el entorno financiero de los negocios, algunas de estas fallas se describen a continuación.

Llevar procesos manuales que quitan tiempo, son susceptibles a errores humanos y con los cuales no resulta posible guardar registros confiables.

Falta de visibilidad de las cuentas. Los negocios pueden caer en el error de no saber quién envió o recibió las facturas, qué día se pagaron, etc.

No contar con procesos de seguimiento y confirmación de pagos y cobros, sin documentos y procedimientos claros respecto a su uso, a final de cada periodo contable puede tornarse complicado saber cuánto se gastó y en qué, dificultando el proceso de rendición y devolución de gastos.

Carencia de conciliación bancaria, cuando no hay un control claro respecto a cuánto dinero se está gastando desde la caja chica se crea una ventana para que existan gastos excesivos o no fundados, dificultando la proyección de los balances finales de la empresa. Tampoco se conoce de dónde llegan los pagos de clientes o a qué cuentas por cobrar pertenecen.

Falta de integración de datos. Cuando no se utiliza algún programa capaz de cruzar información

Las fallas recurrentes en la administración de las empresas llegan a afectar directamente su liquidez y su capacidad para afrontar sus compromisos financieros. Según el Banco de México, el 77.6% de las empresas en México se financian a través de sus proveedores y si hay errores en sus procesos de pago, la liquidez se pone en riesgo.

La liquidez permite al empresario cumplir con las obligaciones financieras de su negocio, entre ellas, el capital de trabajo, nóminas, pago de financiamientos, insumos, proveedores, etcétera. De esta forma se mantiene con vida la flexibilidad de una empresa para poder aprovechar oportunidades y tomar decisiones de crecimiento de manera asertiva, lo cual es clave ya que las oportunidades surgen muchas veces de forma espontánea y se deben de aprovechar.

Debido a una mala planificación financiera por no haber realizado una provisión en el plazo adecuado, los errores administrativos pueden convertirse en el inicio de una avalancha de problemas y dolores de cabeza para cualquier empresario.

Si el dueño de una empresa o la persona en quien recae la responsabilidad de tomar decisiones- no cuenta con elementos para cambiar las estrategias internas de su negocio las consecuencias pueden ser muy negativas. En ocasiones, la búsqueda de una solución puede llegar en una etapa tardía, cuando ya hay muchas cuentas por pagar y cobrar y se pierde el control.

Es más difícil hacer frente a proveedores, clientes y a la nómina de una empresa cuando hay problemas de liquidez debido a los errores que pueden detonarse por una mala administración.

Innovación contra errores y por las finanzas

En la medida en que las pequeñas y medianas empresas tengan acceso a una mayor tecnología, su incidencia de errores internos disminuirá y, en lo general, sus costos bajarán. La automatización de procesos permite generar ahorros importantes a las pymes, mejorar su eficiencia, su productividad y extender su periodo de vida.

Flexio es una alternativa tecnológica que permite poner orden en los aspectos financieros de las empresas, en sus flujos, entradas y salidas de dinero. Mediante gráficos y conciliación de datos, Flexio permite tener conocimiento y visibilidad en tiempo real del flujo de caja.

Para evitar que los pagos a proveedores se retrasen, Flexio permite la programación de pagos de facturas a proveedores. Además, proporciona un sistema de cobranza automatizada que garantiza pagos sencillos y precisos.

La herramienta automatizada brinda visibilidad a los ejecutivos de las cuentas bancarias a las que pertenecen sus ingresos. Con la interfaz de Flexio es posible saber con exactitud de qué cuentas por cobrar es cada peso que hay guardado en las cuentas de la empresa.

Flexio ofrece un sistema que permite automatizar los procesos de pago y cobro, lo cual permite liberar tiempo para dedicarlo a otras tareas. Elimina la posibilidad de cometer errores y malas prácticas en el manejo de caja, ya que puedes automatizar y digitalizar por completo este proceso. La plataforma documenta las transacciones y permite llevar una comunicación buena y transparente con clientes y proveedores.